Schnittstellen für Ihre
Corporate Benefits.
Sachbezüge, Dienstrad, Essenszuschuss, betriebliche Altersvorsorge: Benefits machen Sie als Arbeitgeber attraktiv – und erzeugen im Hintergrund laufend Daten, die zwischen Benefit-Plattformen, HRIS und Lohnabrechnung stimmen müssen. Wir sorgen dafür, dass Berechtigungen dem Personalstatus folgen und jeder geldwerte Vorteil korrekt in der Abrechnung landet.
Warum Benefits-Schnittstellen besondere Sorgfalt brauchen
Benefits wirken einfach – bis Eintritte, Austritte, Elternzeiten und Steuerregeln ins Spiel kommen. Dann entscheidet die Qualität der Datenflüsse darüber, ob aus dem Vorteil ein Verwaltungsproblem wird.
Berechtigungen hängen am Personalstatus
Wer bekommt welchen Benefit – und ab wann, bis wann? Eintritt, Probezeit, Elternzeit, Austritt: Jede Statusänderung im HRIS betrifft die Benefit-Plattformen. Werden sie von Hand nachgepflegt, zahlen Sie für Ausgeschiedene weiter oder lassen Neue monatelang warten.
Der geldwerte Vorteil muss in die Abrechnung
Sachbezugsgrenzen, Dienstrad-Umwandlung, Zuschüsse: Viele Benefits sind steuer- und sozialversicherungsrelevant und müssen monatlich korrekt in der Lohnabrechnung ankommen. Fehler fallen erst bei der Betriebsprüfung auf – und werden dann rückwirkend teuer.
Viele Anbieter, viele kleine Schnittstellen
Benefits kommen selten aus einer Hand: Dienstrad hier, Gutscheinkarte da, bAV beim Versicherer. Jede Plattform hat eigene Formate und Zugänge. Wir bündeln diese Anbindungen in einer betreuten Lösung, statt eine Sammlung fragiler Einzellösungen wachsen zu lassen.
Alles aus einer Hand
Entwicklung, Wartung, Betrieb und Pflege
Eine Schnittstelle ist kein Projekt mit Enddatum – die angebundenen Systeme entwickeln sich weiter. Deshalb decken wir den gesamten Lebenszyklus ab, vom ersten Entwurf bis zum langfristigen Betrieb.
Entwicklung
Wir verbinden Ihre Benefit-Plattformen mit HRIS und Lohnabrechnung – mit dokumentierten Berechtigungsregeln je Benefit, korrekter Übergabe der abrechnungsrelevanten Werte und klaren Zuständigkeiten je Datenfeld.
Wartung
Steuerliche Grenzwerte ändern sich, Anbieter stellen Formate um, neue Benefits kommen dazu. Wir halten die Anbindungen fachlich und technisch aktuell, damit die Abrechnung jeden Monat stimmt.
Betrieb
Wir überwachen die monatlichen Datenflüsse und prüfen vor dem Abrechnungslauf, ob alle Benefit-Werte vollständig und plausibel angekommen sind. Bei Störungen werden wir alarmiert – nicht Ihre Lohnbuchhaltung.
Pflege
Ein neuer Benefit-Anbieter, geänderte Programme, ein Plattformwechsel: Wir binden Neues geordnet an und lösen Altes sauber ab – inklusive der Historie, die für Abrechnung und Prüfungen erhalten bleiben muss.
Typische Systeme, die wir anbinden
Eine Auswahl gängiger Benefit-Plattformen und -Anbieter – die Prinzipien gelten für jedes Programm, auch für hausinterne Lösungen und Versicherer-Portale.
- Belonio
- Circula
- Probonio
- Hrmony
- JobRad
- givve
- Edenred
- Eigenentwicklungen
Erst verstehen, dann bauen: die Analysephase zum Festpreis
Jedes Integrationsprojekt startet bei uns mit einer Systeminventur, einem Steckbrief je Verbindung und einer belastbaren Aufwandsschätzung – als eigenständiges Festpreis-Paket. Wie wir arbeiten und woran Sie professionelle Schnittstellenprogrammierung erkennen, lesen Sie auf unserer Übersichtsseite.
Häufige Fragen
Die häufigsten Fragen zu diesem Einsatzfeld – verständlich beantwortet.
Wie kommen geldwerte Vorteile automatisch und korrekt in die Lohnabrechnung?
Die Benefit-Plattformen liefern die monatlichen Werte, die Schnittstelle ordnet sie den richtigen Personen und Lohnarten zu und übergibt sie geprüft an die Abrechnung – vor dem Abrechnungslauf, mit Summen- und Vollständigkeitskontrolle. Die Zuordnung zu Lohnarten legen wir in der Analysephase gemeinsam mit Ihrer Lohnbuchhaltung oder Ihrem Steuerberater fest und dokumentieren sie.
Was passiert mit Benefits beim Austritt oder in der Elternzeit?
Statusänderungen im HRIS steuern die Benefits automatisch: Beim Austritt werden Berechtigungen zum richtigen Stichtag beendet, laufende Programme wie Dienstrad-Verträge gemeldet und keine Sachbezüge mehr ausgelöst. Bei Elternzeit oder Sabbatical greifen die Regeln, die Sie je Benefit definiert haben – pausieren, weiterlaufen oder beenden. Ohne Automatik zahlen Unternehmen hier regelmäßig monatelang unbemerkt weiter.
Wir nutzen mehrere Benefit-Anbieter. Brauchen wir für jeden eine eigene Schnittstelle?
Technisch ja – aber nicht als Sammlung unabhängiger Bastellösungen. Wir bauen die Anbindungen nach einem einheitlichen Muster: gleiche Berechtigungslogik aus dem HRIS, gleiche Übergabe an die Abrechnung, ein gemeinsames Monitoring. Ein neuer Anbieter wird dann zum überschaubaren Zusatzbaustein statt zum eigenen Projekt.
Wie steht es um den Datenschutz bei Benefit-Daten?
Benefit-Anbieter sind externe Empfänger von Mitarbeiterdaten – jede Anbindung braucht daher eine saubere Grundlage: Datenminimierung (der Anbieter erhält nur, was er für sein Programm braucht), verschlüsselte Übertragung, Protokollierung und die passenden Auftragsverarbeitungsverträge. Wir liefern die technische Umsetzung und die Dokumentation der Datenflüsse, mit der Ihr Datenschutzbeauftragter arbeiten kann.
Kontakt
Bereit für Ihr nächstes Projekt?
Lassen Sie uns in einem kurzen Gespräch Ziele, Zeitrahmen und mögliche Umsetzungswege abstimmen.
